英語でビジネスメールを書く際、どのように書いたら良いか迷ってしまったことはありませんか？メールの文章は記録が残るため、失礼や誤解のないようにしたいですよね。この記事では、英語のビジネスメールの構成や、よく使われるフレーズをご紹介します。
英語でビジネスメールを書こう！
英語でビジネスメールを書く時、どのように始めたらいいのか、どのように終わったらいいのか、分からなくて困ったことはありませんか？メールは保存されて記録にも残るので、失礼や誤解がないようにしたいですよね。
この記事では、英文メールの構成や、よく使われる定型文をご紹介します。ぜひ、自信をもって英語でビジネスメールを送れるようになりましょう！
英語ビジネスメールの書き方①英文メールの構成
英語のビジネスメールは、通常以下の通りの構成になっています。
- 宛名
- 書き出しの挨拶
- 本文
- 書き終わりの挨拶
- 結び
日本語のメールの構成と大差ありませんよね。
それぞれの構成要素に定型文や書き方がありますが、それさえ押さえてしまえばあとは日本語のメールを書くのと同じような流れで文面を書いていくことができます。
では、各構成要素の定型文をみていきましょう。
英語ビジネスメールの書き方②宛名の定型文
宛名というのは、そのメールを誰宛に書いているのかを示すもので、メールの一番最初に書きます。日本語のメールでの「〇〇様」「〇〇会社御中」にあたります。
相手が一人の場合の宛名の書き方
メールの相手が一人の場合、相手の名前を把握している場合と把握していない場合とで書き方がいくつかあります。
相手の名前が分かっている場合の宛名の書き方
「Dear Mr. / Ms./ Dr./ Professor (Prof.) + 名字,」で、「〇〇様」や「〇〇先生」という意味になります。
英文メール例文）
Dear Mr. Smith,
スミス様
Dear Prof. Brown,
ブラウン先生
海外では、ビジネスシーンでも親しみを込めて下の名前で呼び合うことがあります。よく知った間柄であれば、少しフランクに「Dear + 名前,」「Hi + 名前,」と書くこともできます。
Dear John,
ジョンへ
Hi Maria,
こんにちはマリア
相手の名前が分からない場合の宛名の書き方
相手の名前が分からない場合の宛名の書き方には以下のような方法があります。どちらも日本語の「ご担当者様」と同じような意味合いです。
英文メール例文）
To whom it may concern:
ご担当者様
Dear Sir or Madam,
ご担当者様
To whom it may concern」の後には「:(コロン)」を付けることに注意してください。
相手が複数の場合の宛名の書き方
相手が複数の場合、日本語でも「〇〇各位」といった表現がありますよね。英語では以下のような定型文があります。「Dear」より「Hi」の方がフランクなニュアンスになります。
英文メール例文）
Dear all,
皆様へ
Hi everyone,
皆様へ
英語ビジネスメールの書き方③書き出し挨拶の定型文
次に、メールの文章の書き出しの挨拶についてです。英文メールの書き出しには、大きく分けて以下の3つのパターンがあります。
- メールの目的を伝える書き出しの挨拶
- 過去のメールのやりとりに触れる書き出しの挨拶
- 相手の様子を尋ねる書き出しの挨拶
それぞれ、例文をみていきましょう。
メールの目的を伝える書き出しの挨拶
英語では結論を最初に言うことが好まれますが、それは英文メールでも同じです。書き出しでメールの目的をはっきりさせると、文章全体がすっきり読みやすくなります。突然連絡するときや忙しい相手に連絡するときには、恐縮する気持ちも書き添えると丁寧な印象を与えます。
英文メール例文）
I am writing to ask for information about your new products.
そちらの新製品について伺いたくてご連絡しました。
Sorry to write out of the blue, but I wanted to let you know the renewal opening of my shop.
突然で恐縮ですが、私のお店の新装開店についてお知らせしたくてご連絡しました。
Might I take a moment of your time, but I would like to inquire about your new project.
お時間をいただき恐縮ですが、そちらの新事業についてお伺いいたします。
過去のメールのやりとりに触れる書き出しの挨拶
既にメールのやり取りが進行していて相手に返信する場合などは、それまでのやり取りについて軽く触れて書き出しの挨拶をするのが自然です。いくつか例文をみていきましょう。
英文メール例文）
Thank you for contacting to me .
ご連絡いただきありがとうございます。
Thank you for getting back to me so quickly.
迅速なご返信ありがとうございます。
I’m sorry for my late reply.
返信が遅くなり申し訳ございません。
Sorry it’s been so long time since my last email.
しばらくご連絡が滞り申し訳ございません。
I’m sorry to bother again so soon, but I would like to ask you one more question.
度々ご連絡して恐縮ですが、もう一つ質問がございます。
より、ビジネスメールの書き出しについて知りたい方はこちらの記事もどうぞ。
相手の様子を尋ねる書き出しの挨拶
相手の調子や様子を気遣う挨拶で英文メールを始めることもできます。初めてメールを送る相手より、すでに知っている相手に送る場合におすすめの書き出しです。それでは、いくつか例文をみていきましょう。
英文メール例文）
I hope you had a good weekend.
よい週末を過ごされましたか。
How are things?
いかがお過ごしですか。
I hope you are well.
お元気でお過ごしのことと思います。
３パターンの書き出しの挨拶をご紹介しましたが、状況に合わせてこれらを合わせて使うこともできます。例えば、「お元気でしょうか？」と相手の様子を伺った後に、「今回ご連絡したのは〇〇のためです。」とメールの目的を書いても自然な文章になります。
英語ビジネスメールの書き方④本文の定型文
続いて、ビジネスメールの核となる本文についてみていきましょう。
メールの本文では、要件を簡潔に、分かりやすく伝えましょう。ビジネスメールでは丁寧な文章を心がけることも大切ですが、最も大切なのは誤解を招くことなく先方に自分の意図を伝えることです。一文を短くまとめるよう意識すると、分かりやすい文章になりますよ。
英語のビジネスメールでよく使う便利な表現を、目的別にみていきましょう。
相手に情報提供をお願いするときの表現
まずは、相手から情報を聞きたいときや、ファイルを送ってほしいときの表現です。例文でご紹介します。
英文メール例文）
I would appreciate it if you could provide me with the quarterly results.
四半期の業績を教えていただければありがたいです。
Could you kindly let me know whether you can send me the file?
そのファイルを送っていただけるか、教えていただけますでしょうか。
Could you please send me updated data?
更新されたデータをいただけますでしょうか。
Is there any chance you could inform me of your schedule by tomorrow?
明日までにご都合を教えていただくことは可能ですか。
相手に情報提供するときの表現
次に、自分から相手に情報やファイルを送るときの表現をみていきましょう。
英文メール例文）
Please find the attached file.
添付のファイルをご覧ください。
I am pleased to inform you that the experiment was successful.
実験が成功したことをご報告いたします。
I wanted to update you on the status of your shipment.
お荷物の現在の発送状況をお知らせいたします。
謝罪をするときの表現
続いて、謝罪の気持ちを伝えるための表現です。メールだけでなく、他のビジネスシーンでも使えるように定型文として覚えておくと、いざという時役に立ちますよ。
英文メール例文）
I would like to apologize for any inconvenience caused.
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
Please accept our sincere apology for your disappointment.
ご期待に沿えなかったことをお詫び申し上げます。
I’m sorry, but I will take a day off on the day.
申し訳ございませんが、その日は休暇の予定です。
情報を再確認するときの表現
相手からの英文メールの内容をきちんと把握できなかった場合、「恐らくこういうことかな？」と推測で判断してしまうと、後々ビジネスで大きな問題につながりかねません。相手のメールの内容を確認するための表現をみていきましょう。
英文メール例文）
I’m afraid I don’t quite understand what you mean. Would you mind providing more details?
申し訳ございませんがよく理解できません。恐れ入りますがもう少し詳細をご教示いただけませんか。
Could you please clarify what you mean concerning the last question?
最後のご質問の意図をもう少し明確にしていただけないでしょうか。
You’ve lost me. Any additional information would be greatly appreciated.
おっしゃることが理解できませんでした。もう少し情報をいただければ大変ありがたいです。
相手に苦情を入れるときの表現
ときにはメールの相手に苦情を入れなければならないこともあるでしょう。そのようなときこそ、丁寧な表現を心がけつつ、こちらの意図をきちんと伝えることが大切です。では、どのような言い方ができるのかみていきましょう。
英文メール例文）
I’m afraid I was not very happy with your service.
恐縮ですが、そちらのサービスで満足いかないことがありました。
Unfortunately, the prototype was not really what I expected.
残念ながら、プロトタイプは私の期待通りではありませんでした。
I’m afraid I was not fully satisfied with your estimate.
恐れ入りますが、見積り内容に納得のいかない部分がございます。
英語ビジネスメールの書き方⑤書き終わり挨拶の定型文
次に、書き終わりの挨拶をみていきましょう。こちらは、メール本文を締めるための一文です。相手に何か対応をお願いする場合には、最後に改めて「よろしくお願いします」という気持ちを伝えて終わりましょう。定型文をいくつかご紹介します。
英文メール例文）
I would appreciate your immediate attention to this matter.
迅速にご対応いただければ幸いです。
If you require any further information, feel free to contact me.
さらに必要な情報がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.
質問や不明点がありましたら、遠慮なくご連絡ください。
I look forward seeing you soon.
お会いできるのを楽しみにしています。
I look forward hearing from you soon.
ご連絡をお待ちしております。
英語ビジネスメールの書き方⑥結びの定型文
英文メールでは、自分の名前の直前に結びの一言を添えます。ビジネスメールで使える丁寧な結びの表現をご紹介します。いずれもカンマで終わっていますが、カンマの後ろで改行し、結びの一言の下に自分の名前を書きます。
- Best regards,
- Warm regards,
- Kind regards,
- Sincerely yours,
- Best wishes,
- All the best,
ビジネス英語の締めについてもっと知りたい方はこちらの記事もどうぞ！
英語ビジネスメールの書き方まとめ
この記事では、英語ビジネスメールの書き方をご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか？
ビジネスメールを英語で書くのは緊張するかもしれませんが、全体の構成やよく使われる定型文などを覚えれば、徐々に慣れて自信も付いていきますよ。自分が書いたメールの文章は、送る前に再度読み返し、言いたいことがすっきりとまとまっているか確認するようにしましょう。
ビジネス英語についてもっと知りたい方はこちらの記事をどうぞ。
