英語での報告書の書き方完全ガイド！役立つ例文も紹介！

英語での報告書作成は、ビジネスシーンにおいて重要な業務の一つです。

海外の取引先や社内での報告・連携が必要な場合、効果的な英語の報告書を書く能力は、プロジェクトの成功や職場での信頼関係を築くための鍵となります。

報告書を通じて自信を持って英語でコミュニケーションを取れるようになるための第一歩として、ぜひご活用ください。

英語での報告書作成に必要な基本構成

英語の報告書は、ビジネスの場で効果的に情報を伝えるために「構成」が重要です。

適切な構成を守ることで、読み手にとって理解しやすく、目的が明確な報告書を作成することができます。

報告書の基本的な、構成は下記の通りです。

• 概要
• 導入
• 本文
• 結論

本章では、それぞれの要素について詳しく解説します。

概要

報告書の概要部分は、報告書全体の主なポイントを簡潔にまとめる役割を果たし、読み手が最初に全体の要旨を把握できるようになります。

特にビジネスシーンにおける報告書の概要では、読み手の時間を無駄にしないために、簡潔かつ端的にまとめられていることが必要です。

例えば、プロジェクトの進捗報告書では、概要に下記のような内容を簡単に記載することで、全体像が明確になります。

• プロジェクトの現状
• 進行状況
• 課題点
• 解決策

概要は、報告書全体をスムーズに読んでもらうための重要な入り口です。

導入

導入部分では、報告書の目的や背景情報を説明し、読み手が報告書の内容を正しく理解できるようにします。

目的や背景を説明することで、報告書を読む上での前提条件や重要性が理解しやすくなり、読者に報告書の意義をしっかり伝えることができます。

例えば、業績報告書の場合、導入部分で「本報告書の目的は、昨年の業績を分析して現状の改善点を特定することにあります」と記載すれば、報告の意図が明確です。

導入部分を通じて報告書の価値をしっかりと伝えることができます。

本文

本文は、報告書の主な内容を詳細に説明するパートです。

下記を用いると報告内容を具体的に示すことができます。

• 事実
• データ
• 分析結果

具体的なデータや根拠を提示することで、内容の信頼性を高め、説得力を持たせることができるため、読み手は報告書の結論や提案をより深く理解できます。

本文では、読み手が論理の流れをスムーズに理解できるように構成して報告の具体的な内容を分かりやすく提示することを心がけましょう。

結論

結論部分では、報告書の要点を再確認し、提案や次のステップを提示します。

結論を明確に示すことで、報告書の読み手が次の行動を理解しやすくなり、意図が明確に伝わります。

例えば、業務改善提案の場合、「本報告書で提示した解決策を採用すれば、年間コストを10%削減できます」という形で結論と具体的な行動を示すべきです。

英語の報告書を効果的に作成する3つのポイント

英語での報告書を効果的に作成するためには、単に内容を詰め込むだけでは不十分です。

以下の3つのポイントに焦点を当てることで、読みやすく、明確で説得力のある報告書を作成することができます。

• 読み手を意識して内容を組み立てる
• 明確で簡潔な表現を使う
• 主観的な表現と客観的なデータのバランスをとる

本章では、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

読み手を意識して内容を組み立てる

報告書を作成する際には、常に読み手が誰であるかを意識し、彼らが求める情報を的確に伝えるようにすることが重要といえます。

報告書の読み手が経営層なのか、チームのメンバーなのかによって、知りたい情報や関心のあるポイントが異なるからです。

例えば、プロジェクト進捗報告では、経営層に対しては進捗の要点や成果、リスクに関する概要を簡潔に示し、チームメンバーに対しては具体的なタスクの進行状況や各ステップの詳細を提供する形が効果的です。

読み手の期待や関心に合わせた構成を作成することで、より効果的に情報を伝え、理解を深めることができます。

明確で簡潔な表現を使う

英語の報告書では、明確で簡潔な表現を使うことが重要です。

明確で簡潔な表現を使うことで、忙しいビジネスマンであっても短時間で報告書の要点を把握しやすくなります。

下記のような冗長な表現や曖昧な言葉は、理解を妨げる要因となり、報告書の意図が伝わりにくいです。

【悪い例】

The project is progressing steadily, with significant progress being observed in several areas, although there are a few challenges that remain to be addressed.

プロジェクトは着実に進行しており、いくつかの分野で大きな進展が見られているが、対処すべき課題もいくつか残っている。

【良い例】

The project is progressing steadily, but a few challenges remain.

プロジェクトは着実に進んでいるが、いくつかの課題も残っている。

報告書では簡潔かつ明確な表現を意識することで、情報がスムーズに伝わりやすくなります。

余計な表現を排し、正確な情報をコンパクトに示しましょう。

主観的な表現と客観的なデータのバランスをとる

報告書の内容を効果的に伝えるためには、主観的な意見や見解と、客観的なデータや事実をバランスよく組み合わせることが必要です。

客観的なデータは、報告書の信頼性を高め、読み手に対する説得力を強化します。
一方で、単なるデータの羅列では読み手にメッセージを伝えにくく、全体の方向性や見解を示す主観的な表現も必要です。

バランスが取れていないと、報告書が一方的な意見に偏ったり、逆に無味乾燥なデータだけのものになります。。

例えば、「売上が前年同期比で10%増加した理由は、A製品のキャンペーン効果が高かったと考えられる」という表現は、データ（売上増加）に基づいた解釈（キャンペーン効果）を示し、バランスが良いです。

主観的な意見と客観的なデータを適切に組み合わせることで、報告書の説得力と効果が向上し、読み手に強い印象を与えることができます。

英語報告書で使える実用的な表現とフレーズ

英語の報告書では、特定の表現やフレーズを適切に使うことで、内容をわかりやすく効果的に伝えることができます。

本章では、下記の3つのパターンに分けて報告書で役立つ実用的なフレーズを紹介します。

• 提案を述べるときの表現
• 調査結果を示すときの表現
• 結論を述べる際に役立つ表現
  

提案を述べる時の表現

提案を行う場面では、読み手に対して行動を促すために、明確かつ具体的な表現が必要です。
また、提案が受け入れやすいよう、理由や背景を添えることも有効です。

表現(英語)	表現(日本語)	例文・和訳
I propose ～	〜を提案します。	I propose expanding our marketing efforts in the Asian market. アジア市場でのマーケティング活動の拡大を提案します。
I would like to report on ～	～について報告します	I would like to report on the progress of our marketing campaign.私たちのマーケティングキャンペーンの進捗についてご報告します。
In order to achieve  ～	～を達成するために	In order to achieve this, I propose hiring additional staff to support the project. これを達成するために、プロジェクトを支援するための追加スタッフの採用を提案します。
The main objective is ～	主な目的は～	The main objective is to reduce operational costs by 15% over the next quarter.主な目的は、次の四半期までに運用コストを15％削減することです。

調査結果を示す表現　

調査結果を示す際は、根拠に基づいたデータや事実を示すことが重要です。
客観的な視点から結論を引き出す表現を心がけましょう。

表現(英語)	表現(日本語)	例文・和訳
According to ～	～によると	According to the data, customer satisfaction has improved by 20% over the past year.データによると、顧客満足度が昨年比で20%向上しています。
The survey results show that ～	調査結果によると～がわかる	The survey results show that over 70% of respondents prefer this product feature.調査結果によると、70%以上の回答者がこの製品の機能を好んでいます。
A states that ～	A～だと述べている	The report states that sales increased by 10% in the last fiscal year.その報告書は、前会計年度に売上が10％増加したと述べています。
In comparison with ～	～と比較して	In comparison with last year, this quarter’s sales show a significant improvement.昨年と比較して、今四半期の売上は大幅に改善しています。

結論を述べる表現

結論を述べる場面では、論理的に導いた最終的な考えを簡潔にまとめます。

報告書の全体をしっかりと振り返り、核心を押さえた言葉を選びましょう。

表現(英語)	表現(日本語)	例文・和訳
In conclusion,～	結論として～	In conclusion, we can say that the project achieved its main goals successfully.結論として、このプロジェクトは主要な目標をうまく達成したと言えます。
Based on ～	～に基づいて	Based on the data reviewed, we believe that investing more in technology will lead to positive outcomes.確認したデータに基づき、さらなる技術への投資が良い結果をもたらすと考えます。
In summary,	要約すると～	In summary, the new product launch has been well-received, but further improvements are needed.要約すると、新製品の発売は好評でしたが、さらなる改善が必要です。

使いやすい英語報告書テンプレート例

英語の報告書を書く際に、構成が明確で使いやすいテンプレートがあると作業が大幅に効率化されます。

本章では、一般的な報告書におけるテンプレートの例を示します。

英語での報告書の種類別ガイド

報告書の目的や内容によって、英語の報告書はさまざまな種類があります。

それぞれに適した書き方を知ることで、効果的に情報を伝えられ、業務をスムーズに進めることが可能です。

本章では、下記の3つの代表的な報告書を紹介します。

• 提案書
• 調査報告書
• 定期報告書

種類1：提案書

提案書は、ビジネス上の改善策や新たなプロジェクトを提案する際に用いられる重要な報告書です。

下記の内容をしっかりと記載しましょう。

• 提案の背景
• 目的
• 具体的な内容
• 予想されるメリット・リスク

効果的な提案書によって、読み手は提案の価値が理解しやすくなり、次のステップへのスムーズな進行につながります。

種類2：調査報告書

調査報告書は、特定のテーマについて調査した結果をまとめて分析した文書です。

下記を示すことで関係者が問題解決するために必要な情報を共有し、次の行動を決定するのに役立ちます。

• 調査の目的
• 方法
• 結果
• 意味

特に、信頼性の高いデータや具体的な数値が含まれていると、説得力が増します。

種類3 ：定期報告書

定期報告書は、一定期間ごとに成果や業務の進捗を報告するために作成される文書です。

定期報告書を通じて業務の進行状況を関係者に共有し、課題や進展状況を把握して改善策を検討します。

適切に作成することで、チーム全体での進捗を確認し、共通の目標に向けての活動をより効率的に進めることができます。

英語での報告書作成を効率化するためにやるべきこと

効率的に英語で報告書を作成するには、事前の計画や適切なツールの活用が重要です。

下記のことを実践しましょう。

• 事前準備と資料収集
• フォーマットやテンプレートの活用
• 自動翻訳ツールの活用

本章では、それぞれのやるべきことについて詳しく紹介します。

事前準備と資料収集

英語の報告書作成において事前準備と資料収集は非常に重要です。

報告書の目的を明確にし、適切な情報を揃えることで、全体の構成作成がスムーズに進み、内容の質を高めることができます。

また、事前に情報を整理することは、作業の無駄を省き、報告書の効率的な作成を可能にしてくれます。

準備段階での情報収集と整理が報告書作成を効率化し、完成度を向上させるといえるでしょう。

フォーマットやテンプレートの活用

フォーマットやテンプレートの活用は、報告書作成を効率化する効果的な方法です。

定型的なテンプレートを使用することで、時間の節約になるだけでなく、構成が整い、項目が抜け落ちることを防げます。

テンプレートを賢く活用することで、効率的な作成と一貫性のある表現が可能になります。

自動翻訳ツールの活用

自動翻訳ツールを活用することで、英語報告書の作成を効率化できます。

特に英語が不得意な場合、初稿を迅速に仕上げる手助けをしてくれるだけでなく、表現の確認や修正作業を手早く進めることが可能です。

例えば、Google翻訳やDeepLなどのツールを使用して原文を一度翻訳し、表現やニュアンスを自分で微調整することで、スピーディーに内容を整えることができます。

自動翻訳ツールを活用することで、英語報告書作成の効率化を図りましょう。

英語での報告書作成における注意点

英語の報告書を作成する際には、下記の点に注意しましょう。

• 誤解を生じやすい表現
• 文法とスタイル
• 目的に応じたトーン

本章では、それぞれの注意点について詳しく説明します。

これらの点に留意することで質の高い英語報告書が出来上がります。

誤解を生じやすい表現

誤解を生じやすい表現を避けることが、報告書作成の重要なポイントです。

曖昧な表現や多義的な言葉は、読み手に誤解を与える可能性があります。
特にビジネスの場では、報告書の内容が明確であることが重要で、誤解を招く表現は信頼性を損ねる原因になりかねません。

例えば、「soon（すぐに）」といった言葉は具体的な時間や程度を示していないため、受け手によって異なる解釈をされることがあります。

そのため、「within 3 days（3日以内）」など、具体的で明確な表現を使用することが推奨されます。

誤解を生じやすい表現を避けることで、意図が正確に伝わり報告書の信頼性を向上させることができるでしょう。

文法とスタイル

適切な文法とスタイルの使用は、報告書の信頼性を高めます。

文法的な誤りや一貫性のないスタイルは、内容の理解を妨げ、読み手に誤った印象を与える可能性があるからです。

例えば、過去形と現在形を混在させないようにすることや、句読点の一貫した使用など、細かい文法ルールを守る必要があります。

また、フォーマルな場面ではカジュアルなスラングや略語を避けるべきです。

文末の「etc.」なども、必要に応じて具体例で代用するのが適切です。

文法とスタイルの適切な使用により、読み手にとって分かりやすい質の高い報告書が出来上がります。

目的に応じたトーン

報告書が情報提供を目的とするのか、提案や説得を目的とするのかによって、適切なトーンを使い分ける必要があります。
例えば、提案書の場合は積極的なトーンを使うことが効果的です。一方、情報共有の場合は中立的なトーンが適しています。口語的な表現は控え、丁寧でビジネスライクな表現を心がけましょう。

報告書の目的に応じたトーンを使い分けることで、意図を明確に伝え、受け手の反応を引き出すことができます。

英語報告書をスラスラ書けるようになりたい方はプログリットへ！

英語の報告書をスラスラと作成できるようになるためには、適切なトレーニングと実践を積み重ねることが重要です。

しかし、独学ではなかなか進歩が実感できないことも多いです。
そこで、短期間で確実に成果を上げるためのサポートとして、PROGRITの英語コーチングがおすすめです。

PROGRITでは、あなたの目標や課題に合わせたオーダーメイドのプランを立て、3ヶ月で確実にスキルアップを図るコーチングプログラムを提供しています。

効率的な英語学習を行いたい方、より実践的なスキルを身につけたい方は、ぜひ一度無料カウンセリングを受けてみてください。
あなたの英語報告書作成の悩みを解決するための最適なプランが見つかるはずです。

まとめ

本記事では、英語での報告書作成について、その基本構成から効果的なポイント、実用的な表現やフレーズ、テンプレートの活用まで幅広く解説しました。

英語での報告書作成においては、読み手を意識した簡潔で明確な表現、客観的なデータの活用が重要です。

報告書の種類ごとの特徴や注意すべきポイントを理解し、適切な表現でのコミュニケーションを図ることで、英語の報告書もスムーズに作成できます。
自信を持って報告書を作成するために、ぜひ実践的なスキルを磨いていきましょう。

さらに、英語報告書作成でのスキルを高めたいとお考えの方には、プログリットの英語コーチングがおすすめです。
ビジネスに特化したサポートを受けながら、自信を持って報告書を作成するスキルを効率的に向上させましょう。
より具体的なアドバイスや実践的な指導で、あなたの英語力を次のレベルへ導きます。