グローバル化が進む現代では、ビジネスシーンはもちろん、日常的に英語で電話をかける機会が増えています。
英語での電話応対に不安を感じたことがある方も多いのではないでしょうか。特に、ビジネスシーンでは適切なフレーズや表現を使うことが求められ、緊張してしまうこともよくあるものです。
この記事では、電話をかける状況や相手との関係性ごとの適切な英語の電話応対フレーズをご紹介します。実践的な例文も交えて解説していますので、しっかりと英語の電話応対をマスターしたい方はぜひご一読ください。
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【英語での基本応対フレーズ①】電話を受ける
まずは電話を受けるときに使える、基本的な英語フレーズを確認していきましょう。
もしもしと言う
◆Hello?
「もしもし？」
もっとも一般的な電話の出だしの挨拶です。カジュアルからビジネスまで幅広く使えます。
◆Hi, this is [Your Name].
「こんにちは、[あなたの名前]です。」
自分の名前を名乗ることで、相手に安心感を与えます。ビジネスシーンでも使えます。
電話に出る
◆Good morning/afternoon, [Company Name], [Your Name] speaking.
「おはようございます/こんにちは、[会社名]、[あなたの名前]です。」
ビジネスシーンでの標準的な応対です。時間帯に応じて挨拶を変えます。
◆[Company Name], how can I help you?
「 [会社名]です。どのようなご用件でしょうか？」
会社名を名乗りつつ、相手の要件を尋ねるフレーズです。プロフェッショナルな印象を与えます。これでも十分丁寧な表現ですが、実際に筆者がオーストラリアで経理業務をしていたとき、大手銀行などの格式ばった対応をする会社に対しては、さらに丁寧な「How may I assist you today?」を使うことも多かったです。
相手の名前や会社名を聞く
◆May I have your name, please?
「お名前を伺ってもよろしいでしょうか？」
丁寧に相手の名前を尋ねるフレーズです。比較的カジュアルなシーンからビジネスシーンまで幅広く使われます。
間違ってもビジネスシーンでは「What’s your name?」を使ってはいけません。筆者は緊張からつい電話口で「What’s your name?」を使ってしまったことがあるのですが、同僚から注意を受けました。What’s your name?はかなりぶっきらぼうな印象を与えます。
◆Could you tell me your company name, please?
「会社名を教えていただけますか？」
相手の会社名を尋ねる際の丁寧な表現です。同じ英語圏でも使われる英語表現は若干の違いが見られるものですが、Could you ～, please?のパターンは、どの国であっても幅広いビジネスシーンで使用されています。
要件を伺う
◆How can I assist you today?
「本日はどのようなご用件でしょうか？」
相手の要件を尋ねる際の一般的なフレーズです。丁寧で親しみやすい印象を与えます。
◆What can I do for you?
「どのようなご用件でしょうか？」
カジュアルな場面でも使えるフレーズです。フレンドリーな印象を与えます。
相手に待ってもらう
◆Could you hold on for a moment, please?
「少々お待ちいただけますか？」
相手に待ってもらう際の表現で、とても丁寧なニュアンスです。フォーマルなビジネスシーンでもよく使われます。
◆Just a moment, please.
「少々お待ちください。」
短く簡潔に待ってもらうフレーズです。カジュアルな印象を与えます。
担当者の不在を伝える
◆I’m sorry, but [Name] is not available at the moment.
「申し訳ありませんが、[名前]はただ今席を外しております。」
担当者が不在であることを丁寧に伝える、定番のフレーズです。短時間の不在を伝えるときに使えます。
◆[Name] is currently out of the office.
「[名前]はただ今外出しております。」
担当者が外出などで比較的長時間オフィスにいない場合は、こちらの英語フレーズが最適です。
担当者不在時の対応方法
◆I’m sorry, but [Name] is not available at the moment. Can I take a message?
「申し訳ありませんが、[名前]はただ今席を外しております。伝言をお預かりしましょうか。」
伝言を預かる提案をする際の丁寧なフレーズです。「at the moment（ただ今）」という表現により短時間の不在を印象づけるため、実際の電話での応対ではこのあとに「No,thank you. I’ll call back in a little while.（いいえ、結構です。しばらくしたら折り返し電話します）」と続くことも多かったです。
◆[Name] is currently out of the office. Would you like to leave a message?
「[名前]はただ今外出しております。伝言を残されますか？」
上記と同じく、ビジネスシーンで幅広く使えるフレーズです。
再度連絡するときのフレーズ
◆I will get back to you as soon as possible.
「できるだけ早く折り返しご連絡いたします。」
英語圏でのビジネスシーンでは、日本以上に「いつまでに・どこで・誰が・何をする」かをより一層明確にすることが求められます。
英語での電話対応でも、再度連絡する際は具体的な連絡の期限を伝えた方がプロフェッショナルな印象を与えます。しかしどうしても期限が決められないときはこの表現を使い、早く対応しようとしている姿勢を見せましょう。
◆Could I call you back later today?
「後ほど今日中にお電話してもよろしいでしょうか？」
再度連絡する時間を具体的に提案するフレーズです。相手の都合を確認する丁寧な表現です。
電話を切る
◆Thank you for calling. Have a great day!
「お電話ありがとうございました。良い一日を！」
電話を切る際の一般的な挨拶です。親しみやすく、ポジティブな印象を与えます。
◆Goodbye, and thank you for your time.
「さようなら、そしてお時間をいただきありがとうございました。」
感謝の意を伝えつつ電話を切るフレーズです。丁寧でプロフェッショナルな印象を与えます。
電話を受けるときの会話例
上記の表現などを使った具体的な会話例を見てみましょう。
受信者:
Good morning, [Company Name], how can I help you?
「おはようございます、[会社名]です。どのようなご用件でしょうか？」
発信者:
Good morning, this is [Caller Name] from [Caller Company]. May I speak to [Recipient Name], please?
「おはようございます、[発信者名]です。[発信者の会社名]からお電話しています。[担当者名]さんはいらっしゃいますか？」
受信者:
I’m sorry, but [Recipient Name] is not available at the moment. Can I take a message?
「申し訳ありませんが、[担当者名]はただ今席を外しております。伝言をお預かりしましょうか？」
発信者:
Yes, please. Could you ask [Recipient Name] to call me back at [Phone Number]?
「はい、お願いします。[担当者名]さんに[電話番号]に折り返しお電話いただけるようお伝えいただけますか？」
受信者:
Certainly, I’ll pass on the message. Thank you for calling.
「かしこまりました。伝言をお伝えします。お電話ありがとうございました。」
発信者:
Thank you, Goodbye
「ありがとうございます。また、よろしくお願いします。
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【英語での基本対フレーズ②】電話をかける時
次に電話をかけるときに使える、基本的な英語フレーズを確認していきましょう。
相手が電話を取ったときの第一声
◆Hello, this is [Your Name] from [Your Company].
「こんにちは、[あなたの名前]です。[あなたの会社名]からお電話しています。」
自分の名前と会社名を名乗ることで、相手に安心感を与えます。ビジネスシーンでよく使われます。
◆Good morning/afternoon, this is [Your Name].
「おはようございます/こんにちは、[あなたの名前]です。」
時間帯に応じた挨拶を使うことで、丁寧な印象を与えます。
担当者につないでほしい時
◆May I speak to [Recipient Name], please?
「 [担当者名]さんとお話しできますか？」
丁寧な表現で、比較的カジュアルなシーンから関係の浅い取引先との連絡まで幅広く使えます。
◆Could you connect me to [Recipient Name], please?
「[担当者名]さんにおつなぎいただけますか？」
上記よりもさらに丁寧な表現で、社外との連絡に向いています。
実際のビジネスシーンでは、ある程度関係ができたあとは、Could you connect me to [Recipient Name], please?ではなく、May I speak to [Recipient Name], please?といった比較的カジュアルな表現の方が多く使われます。
電話の目的を伝える
◆I’m calling to discuss [specific issue].
「[具体的な問題]についてお話しするためにお電話しています。」
電話の目的を明確に伝えることで、プロフェッショナルな印象を与えます。
◆I wanted to follow up on [specific topic].
「[具体的なトピック]についてフォローアップしたいと思います。」
こちらも具体的な目的を伝える表現ですが、「I wanted to」を使うことでカジュアルなニュアンスになっています。関係の浅い取引先へ使う場合は「I’d like to」を使った方が良いでしょう。
確認を取る時
◆Could you please confirm [specific detail]?
「[具体的な詳細]を確認していただけますか？」
相手に確認を依頼する、とても丁寧なフレーズです。幅広いシーンで使えます。
◆I just want to make sure that [specific detail].
「[具体的な詳細]を確認したいのですが。」
上記と同じく確認のための表現ですが、上記に比べカジュアルなニュアンスがかなり強くなっています。
担当者の不在時
◆When will [Recipient Name] be available?
「[担当者名]さんはいつご在席ですか？」
担当者の戻り時間を尋ねる丁寧なフレーズで、幅広いシーンで使えます。
◆Could you let [Recipient Name] know that I called?
「[担当者名]さんに私から電話があったことをお伝えいただけますか？」
かなり丁寧に伝言をお願いするフレーズで、関係の浅い取引先などに対しても使えます。
電話を切る時
◆Thank you for your time. Goodbye.
「お時間をいただきありがとうございました。さようなら。」
感謝の意を伝えつつ電話を切る、一般的なフレーズです。
◆I appreciate your help. Have a great day!
「ご協力に感謝します。良い一日を！」
相手にポジティブな印象を与える感謝のフレーズです。
電話をかける時の会話例
上記の表現を使った具体的な会話例を見てみましょう。
発信者:
Good afternoon, this is [Your Name]. I’m calling to discuss [specific issue]. Could you connect me to [Recipient Name], please?
「こんにちは、[あなたの名前]です。[具体的な問題]についてお話しするためにお電話しています。[担当者名]さんにおつなぎいただけますか？」
受信者:
Good afternoon, [Your Name]. [Recipient Name] is not available at the moment. Would you like to leave a message?
「こんにちは、[あなたの名前]さん。[担当者名]はただ今席を外しております。伝言をお預かりしましょうか？」
発信者:
Yes, could you let [Recipient Name] know that I called and ask them to call me back at [Phone Number]?
「はい、お願いします。[担当者名]さんに私から電話があったことをお伝えいただき、[電話番号]に折り返しお電話いただけるようお伝えいただけますか？」
受信者:
Of course, I’ll make sure they get the message. Thank you for calling.
「もちろんです。伝言をお伝えします。お電話ありがとうございました。」
発信者:
Thank you. Have a great day!「ありがとうございます。良い一日を！」
【英語での基本対フレーズ③】留守番電話
留守番電話は相手とのコミュニケーションがとれない分、シンプルに要件をまとめ「伝わりやすい」英語で話すことを意識しましょう。
留守番電話で使える英語フレーズです。
留守番メッセージを残す
◆Hello, this is [Your Name] from [Your Company]. I’m calling to discuss [specific issue]. Please call me back at [Your Phone Number]. Thank you.
「こんにちは、[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。[具体的な問題]についてお話ししたいので、[あなたの電話番号]に折り返しお電話ください。ありがとうございます。」
自分の名前、会社名、電話の目的、連絡先を明確に伝えるフレーズです。ビジネスシーンでよく使われます。
◆Good afternoon, this is [Your Name] from [Your Company]. I’m calling regarding [specific issue]. Please return my call at [Your Phone Number] at your earliest convenience. Thank you.
「こんにちは、[あなたの名前]です。[あなたの会社名]からお電話しています。[具体的な問題]についてお話ししたいので、できるだけ早く[あなたの電話番号]に折り返しお電話ください。ありがとうございます。」
丁寧でフォーマルな表現です。早めの対応を依頼する際に使います。
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【英語での基本応対フレーズ④】英語での電話中によくあるトラブル
英語での電話対応が難しいと言われる理由に、音声トラブルや音声の聞きづらさがあげられます。英語での電話トラブルに対応するための表現です。
英語が聞き取りにくい・理解できなかった時
◆I’m sorry, could you please repeat that?
「すみません、もう一度言っていただけますか？」
丁寧に聞き返すフレーズで、相手に対して失礼にならないように配慮しています。
◆I didn’t catch that. Can you say it again, please?
「聞き取れませんでした。もう一度言っていただけますか？」
直接的な表現です。決して横暴な印象は与えませんが、比較的カジュアルな場面に向いています。
電波が悪い時
◆I’m sorry, the connection is bad. Could you repeat that?
「すみません、電波が悪いです。もう一度言っていただけますか？」
丁寧に相手に再度話してもらうようお願いするフレーズです。
◆I think we’re breaking up. Can you hear me clearly?
「電波が途切れているようです。私の声ははっきり聞こえますか？」
カジュアルなニュアンスで、自分の声が聞こえているかを確認するフレーズです。
相手が話している途中で切断された時
◆It seems we got disconnected. Let’s continue from where we left off.
「切断されたようです。続きから始めましょう。」
どのようなビジネスシーンでも問題なく使える表現です。
◆Sorry, I think the call dropped. Can you repeat the last part?
「すみません、通話が切れたようです。最後の部分をもう一度言っていただけますか？」
切断された部分を再度確認するためのフレーズです。Can you ～から始まることで、カジュアルな印象を与えます。
誤解を避ける時
◆Just to clarify, you mean…?
「確認ですが、あなたの意味は…？」
相手の意図を確認し、誤解を避けるためのフレーズです。相手に発言を促すニュアンスで、Whatを使って質問するより柔らかい印象を与えます。
◆Let me make sure I understand correctly. You’re saying…?
「正しく理解しているか確認させてください。あなたが言っているのは…？」
まず「自分が理解しているか確認させてもらう」スタンスを見せることで、丁寧に相手の発言を促しています。
長引いた電話を打ち切りたい時
◆I think we’ve covered everything. Let’s wrap this up.
「全てカバーしたと思います。これで終わりにしましょう。」
会話を終わらせるためのフレーズで、ビジネスシーンはもちろん、さまざまなシーンで使用できます。
◆I have another meeting soon, so I’ll need to end this call.
「もうすぐ別の会議があるので、この通話を終わらせる必要があります。」
他の予定を理由に通話を終わらせるためのフレーズです。比較的直接的な表現のため、このあとに謝罪の言葉などを付け加えた方が丁寧な印象を与えるでしょう。
間違い電話をかけた時
◆I’m sorry, I think I dialed the wrong number.
「すみません、間違った番号にかけてしまったようです。」
間違い電話をかけたことを謝罪する、一般的なフレーズです。
◆Apologies, I must have misdialed.
「申し訳ありません、番号を間違えたようです。」
番号を間違えたことを認めるフレーズです。プロフェッショナルな印象で、ビジネスシーンでの利用に向いています。
間違い電話を受けた時
◆I’m afraid you have the wrong number.
「申し訳ありませんが、番号が違うようです。」
相手に間違い電話であることを丁寧に伝えるフレーズです。
◆This is not the number you’re looking for.
「こちらはお探しの番号ではありません。」
丁寧に間違い電話であることを、ダイレクトに伝えるフレーズです。直接的な表現のため、フォーマルな対応が求められる職場では、上記I’m afraid you have the wrong number.の方を使いましょう。
他の担当者につないでほしい時
◆Could you please transfer me to the person in charge?
「担当者に繋いでいただけますか？」
担当者に繋いでもらうための丁寧なフレーズです。フォーマルな対応が求められる場面にも使えます。
◆May I speak with someone who handles this matter?
「この件を担当している方とお話しできますか？」
担当者に繋いでもらうためのフレーズです。上記の表現と比べると、比較的カジュアルなニュアンスです。
なお筆者の経験では、ビジネスシーンであっても、ある程度関係ができあがったあとは
I’d like to speak with [Name], please.
May I talk to [Name], please?
といった比較的カジュアルな表現が使われることが多かったです。
相手の名前や会社名のスペルが分からない時
◆Could you spell your name/company name for me, please?
「お名前/会社名のスペルを教えていただけますか？」
名前や会社名のスペルを確認するための、丁寧なフレーズです。
◆I’m sorry, could you repeat the spelling?
「すみません、スペルをもう一度教えていただけますか？」
謝罪の言葉を最初につけることで、さらに丁寧な印象を与えます。
なお相手がスペルを説明するとき、実際の英語での英語対応では以下のように説明されることも多かったです。
例えばMARIKOという人が自分のスペルを説明するときは
M as in Mike
A as in Alpha
R as in Romeo
I as in India
K as in Kilo
O as in Oscar
といった具合です。
自分の名前や会社のスペルが分かりづらい人は、予め各アルファベットの説明の仕方を記憶しておくと良いでしょう。
認識が合っているか不安な時
◆Just to confirm, you said…?
「確認ですが、あなたが言ったのは…？」
認識が合っているか確認するためのフレーズです。カジュアルなニュアンスですが、相手に発言を促すことで柔らかい印象を与えることができます。
◆I would like to make sure we’re on the same page. You mentioned…?
「認識が一致しているか確認したいです。あなたが言ったのは…？」
上記と同じく認識を確認するフレーズですが、こちらの方がプロフェッショナルでより丁寧な印象を与えます。
もっとダイレクトに聞きたいのであれば「what you mean by that?（どういう意味ですか？）」という表現もあります。しかしこの表現は相手に乱暴な印象を与える可能性もあり、実際に私もビジネスシーンで使われているところは見たことがありません。
上記のように相手に発言を促す形で確認する、もしくははっきりと確認したいのであれば「Could you clarify what you mean by that?」という形にするなど、丁寧に対応するようにしましょう。
【シーン別電話フレーズ】ビジネスシーンでの英語電話
ここからはシーン別の具体的なフレーズを見ていきます。
まずはビジネスシーンで頻出の英語表現です。
アポイントメントの取り方
◆I’d like to schedule a meeting with Mr. Smith.
「スミスさんとの会議を予定したいのですが。」
丁寧かつ直接的な表現です。幅広いシーンで使えます。
◆Could we arrange a time to discuss the project?
「プロジェクトについて話し合う時間を調整できますか？」
柔らかい表現で、相手の都合を伺うニュアンスがあります。
実際の会話は以下のようになります。
発信者:
Hello, this is [Your Name] from [Your Company]. I would like to schedule an appointment with [Person’s Name].
「こんにちは、[あなたの名前]と申します。[あなたの会社名]の者です。[相手の名前]さんとのアポイントメントを取りたいのですが。」
受信者:
Sure, may I know the purpose of the appointment?
「かしこまりました。アポイントメントの目的を教えていただけますか？」
発信者:
It’s regarding [brief reason]. When would be a convenient time for them?
「 [簡単な理由]についてです。都合の良い時間はいつでしょうか？」
受信者:
How about [suggested date and time]?
「 [提案された日付と時間]はいかがでしょうか？」
発信者:
That works for me. Thank you!
「それで大丈夫です。ありがとうございます！」
アポイントメントの変更/キャンセルの方法
◆I’m afraid I need to reschedule our meeting.
「申し訳ありませんが、会議の予定を変更する必要があります。」
丁寧に謝罪しつつ、予定変更を伝える表現です。
◆Can we postpone our appointment to next week?
「アポイントメントを来週に延期できますか？」
具体的な代替案を提示しつつ、変更を依頼する表現です。比較的カジュアルな表現のため、もっと丁寧に聞きたいときは「Can we ～」を「Could you mind if ～」に変えると良いでしょう。
実際の会話は以下のようになります。
発信者:
Hello, this is [Your Name] from [Your Company]. I have an appointment with [Person’s Name] on [date], but I need to reschedule/cancel it.
「こんにちは、[あなたの名前]と申します。[あなたの会社名]の者です。[日付]に[相手の名前]さんとのアポイントメントがあるのですが、変更/キャンセルしたいです。」
受信者:
I understand. When would you like to reschedule it to? I will cancel the appointment for you.「かしこまりました。いつに変更されたいですか？ アポイントメントをキャンセルいたします。」
発信者:
Could we reschedule it to [new date and time]?
「 [新しい日付と時間]に変更できますか？」
受信者:
Let me check… Yes, that works. Your appointment is now rescheduled to [new date and time].
「確認いたします… はい、大丈夫です。アポイントメントは[新しい日付と時間]に変更されました。」
発信者:
Thank you for your help
「ご対応ありがとうございます！」
メッセージを残す方法
◆Could you please leave a message for Mr. Johnson?
「ジョンソンさんにメッセージを残していただけますか？」
幅広いシーンで使える、とても丁寧な表現です。
◆Please let her know that I called.
「私から電話があったことを彼女に伝えてください。」
ビジネスシーンであっても、比較的カジュアルな場面で適した表現です。同僚や関係の長い取引先などに対し使えます。
実際の会話は以下のようになります。
発信者:
Hello, this is [Your Name] from [Your Company]. May I leave a message for [Person’s Name]?
「こんにちは、[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。[相手の名前]さんにメッセージを残してもよろしいでしょうか？」
受信者:
Of course. What would you like to say?
「もちろんです。どのようなメッセージを残しますか？」
発信者:
Please tell [Person’s Name] that I called and ask them to call me back at [your phone number]. Thank you.
「[相手の名前]さんに私から電話があったことを伝えて、[あなたの電話番号]に折り返し電話するようにお願いしてください。ありがとうございます。」
受信者:
I will pass on the message. Have a great day!
「メッセージをお伝えします。良い一日を！」
社内電話の基本
◆This is [Your Name] from the [Your department.]
「[あなたの部署]の[あなたの名前]です。」
自己紹介を含む基本的な電話の出だしです。
◆Could you transfer me to the IT department, please?
「IT部門に転送していただけますか？」
とても丁寧な表現で、社内はもちろん、社外でも使えます。
実際の会話は以下のようになります。
発信者:
Hi, this is [Your Name] from [Department]. May I speak with [Colleague’s Name]?
「こんにちは、[あなたの名前]と申します。[部署名]の者です。[同僚の名前]さんとお話しできますか？」
受信者:
Sure, one moment please.
「かしこまりました。少々お待ちください。」
カンファレンスコールの進行
筆者が実際にオーストラリアで仕事をしていたときに、電話対応以上に難しいと感じたのがネット上で行うカンファレンスコールです。
数人をコントロールする必要があり、また聞き取りづらいことも多いからです。
会議に入る前に必ず接続状態や会議の間のルールを確認し、スムーズに会議が進行できるようにしましょう。
◆Can everyone see my screen?
「皆さん、私の画面が見えますか？」
◆Let’s start the meeting with a quick round of introductions.
「簡単な自己紹介から会議を始めましょう。」
◆Could you please mute your microphones when not speaking?
「発言していないときはマイクをミュートにしてください。」
会議中によく使う英語表現には以下のようなものがあります。
◆Let’s move on to the next agenda item.
「次の議題に移りましょう。」
◆Could you please elaborate on that point?
「その点について詳しく説明していただけますか？」
◆Let’s take a five-minute break.
「5分間の休憩を取りましょう。」
会議の最後は質問やまとめをし、会議の内容を簡潔に明確にして会議を終わります。
◆Does anyone have any questions or comments?
「質問やコメントはありますか？」
◆Thank you for your input. Let’s summarize what we’ve discussed.
「ご意見ありがとうございます。話し合った内容をまとめましょう。」
実際の会話は以下のようになります。
ホスト:
Good morning/afternoon, everyone. Thank you for joining the call. Let’s start with a quick roll call.
「皆さん、おはようございます/こんにちは。ご参加いただきありがとうございます。まずは出席確認を行います。」
参加者:
[Each participant says their name]
[各参加者が名前を言う]
ホスト:
Great, thank you. First, let’s review the agenda for today’s call.
「ありがとうございます。では、今日の議題を確認しましょう。」
～会議～
ホスト:
Does anyone have any questions or comments?
「質問やコメントはありますか？」
Thank you for your input. If there are no further questions, let’s wrap up.
「ご意見ありがとうございます。特に質問がなければ、これで終了します。」
Thank you all for your time. Have a great day!
「皆さん、お時間をいただきありがとうございました。良い一日を！」
【シーン別電話フレーズ】お客様対応の英語電話
ここからはカスタマーサポートなどのお客様対応でよく使う英語表現を見ていきましょう。
お客様のニーズを聞き出す方法
◆How can I assist you today?
「本日はどのようなご用件でしょうか？」
カスタマーサポートの出だしとして、もっとも一般的な表現です。
◆Could you please provide more details about your request?
「ご要望の詳細を教えていただけますか？」
具体的な情報を求めることで、より適切な対応をするための表現です。
実際の会話は以下のようになります。
エージェント:
Hello, this is [Your Name] from [Your Company]. How can I assist you today?
「こんにちは、[Your Company]の[Your Name]です。本日どのようなご用件でしょうか？」
客:
Hi, I’m looking for information about your product range.
「こんにちは、御社の製品ラインについての情報を探しています。」
エージェント:
Sure, could you please tell me more about what you’re looking for?
「もちろんです。具体的にどのような情報をお探しですか？」
苦情対応のフレーズ
◆I’m very sorry to hear that. Let me see how I can help.
「大変申し訳ありません。どのようにお手伝いできるか確認いたします。」
お客様の不満を受け止め、解決に向けて動く姿勢を示す表現です。
◆I understand your frustration. Let’s work together to resolve this issue.
「ご不満は理解しております。この問題を解決するために一緒に取り組みましょう。」
クレーム内容によっては、顧客側に問題がある場合もあります。そんなときは上記のような表現を使い、共感を示しつつ問題解決に向けて協力が必要な旨を丁寧に伝えましょう。
実際の会話は以下のようになります。
客:
I’m really unhappy with the service I received.
「受けたサービスに非常に不満があります。」
エージェント:
I’m very sorry to hear that. Can you please explain the issue so I can help resolve it?「それは申し訳ありません。問題を解決するために、詳細を教えていただけますか？」
客:
The product I received was damaged.
「受け取った商品が破損していました。」
エージェント:
I apologize for the inconvenience. Let me arrange a replacement for you right away.
「ご不便をおかけして申し訳ありません。すぐに交換品を手配いたします。」
フォローアップの電話のかけ方
◆I’m calling to follow up on our previous conversation.
「先日の会話のフォローアップのためにお電話しています。」
前回の会話を踏まえて、進捗を確認するための表現です。比較的カジュアルなシーンからビジネスシーンまで幅広く使えます。
◆I’d like to check if everything is going well with your order.
「ご注文の状況が順調かどうか確認したいと思います。」
お客様の満足度を確認し、問題がないかを確認するための丁寧なニュアンスの表現です。
実際の会話は以下のようになります。
エージェント:
Hi, this is [Your Name] from [Your Company]. I’m calling to follow up on your recent inquiry. How is everything going with the service we provided?
「こんにちは、[Your Company]の[Your Name]です。最近のお問い合わせについてフォローアップのためにお電話しました。提供したサービスはいかがでしょうか？」
客:
Everything is great, thank you for checking in.
「すべて順調です。確認していただきありがとうございます。」
エージェント:
I’m glad to hear that. If you have any further questions, feel free to contact us.
「それを聞いて安心しました。何かご質問があれば、いつでもご連絡ください。」
感謝の意を伝えるフレーズ
◆Thank you for your business.
「ご利用いただきありがとうございます。」
シンプルでありながら、感謝の気持ちを伝える基本的な表現です。
◆We appreciate your continued support.
「継続的なご支援に感謝いたします。」
長期的な関係を重視し感謝の意を示す表現で、プロフェッショナルな印象を与えます。
実際の会話は以下のようになります。
エージェント:
Thank you for your call today. We really appreciate your feedback.
「本日のお電話ありがとうございます。ご意見をいただき感謝しています。」
客:
You’re welcome. Thank you for your help.
「どういたしまして。ご対応いただきありがとうございます。」
エージェント:
We are grateful for your business. Thank you for choosing us.
「ご利用いただき感謝しています。私たちを選んでいただきありがとうございます。」
重要な情報の確認方法
◆Could you please confirm your order number?
「ご注文番号を確認していただけますか？」
重要な情報を再確認するための、とても丁寧な表現です。
◆Let me verify your contact details.
「ご連絡先を確認させていただきます。」
上記に比べるとカジュアルな印象を与える、お客様の情報を正確に把握するための表現です。
実際の会話は以下のようになります。
エージェント:
Could you please confirm your order number for me?
「ご注文番号を確認していただけますか？」
客:
Sure, it’s 123456.
「もちろんです。123456です。」
エージェント:
Thank you. Can you also verify the details of your request?
「ありがとうございます。ご依頼の詳細も確認していただけますか？」
【シーン別電話フレーズ】日常生活での英語での電話の会話例
ビジネスシーン以外でも英語での電話対応を求められることは多々あります。その代表的なものがレストランやホテルの予約です。
それぞれのシーンでの具体的な会話例を見ていきましょう。
レストランの予約をする時
発信者:
Hello, I’d like to make a reservation for dinner, please.
「こんにちは、ディナーの予約をしたいのですが。」
レストラン:
Sure, for what date and time?
「もちろんです。ご希望の日付と時間を教えてください。」
発信者:
For this Saturday at 7 PM.
「今週の土曜日の午後7時です。」
レストラン:
How many people will be in your party?
「何名様でいらっしゃいますか？」
発信者:
Four people.
「4名です。」
レストラン:
Great, I have a table for four at 7 PM this Saturday. Can I have your name, please?
「承知しました。今週の土曜日の午後7時に4名様のテーブルをご用意いたします。お名前を教えていただけますか？」
発信者:
Yes, it’s [Your Name].
「はい、[あなたの名前]です。」
レストラン:
Thank you, [Your Name]. Your reservation is confirmed. See you on Saturday!
「ありがとうございます、[あなたの名前]様。ご予約が確認されました。それでは土曜日にお待ちしております。」
発信者:
Thank you! Goodbye.
「ありがとうございます！さようなら。」
ホテルの予約をする時
発信者:
Hello, I’d like to book a room, please.
「こんにちは、部屋の予約をしたいのですが。」
ホテル:
Certainly. For which dates?
「かしこまりました。ご希望の日程を教えてください。」
発信者:
From October 10th to October 12th.
「10月10日から10月12日までです。」
ホテル:
What type of room would you like?
「どのタイプの部屋をご希望ですか？」
発信者:
A double room, please.
「ダブルルームをお願いします。」
ホテル:
We have a double room available. Can I have your name and contact number?
「ダブルルームに空きがございます。お名前と連絡先を教えていただけますか？」
発信者:
Sure, my name is [Your Name] and my number is [Your Phone Number].
「はい、名前は[あなたの名前]で、電話番号は[あなたの電話番号]です。」
ホテル:
Thank you, [Your Name]. Your room is booked. We look forward to your stay.
「ありがとうございます、[あなたの名前]様。お部屋の予約が完了しました。ご滞在をお待ちしております。」
発信者:
Thank you! Goodbye.
「ありがとうございます！さようなら。」
まとめ
難しいと思われがちな英語での電話対応ですが、実は使われる表現は限定的です。
上記でご紹介した電話対応で頻出した英語フレーズをしっかりと記憶することで、電話対応はしやすくなります。
一方で実際の電話口では、緊張してしまったり、イレギュラーな対応を求められたりするケースもあり、これらの英語表現だけでビジネスシーンでの英語対応をやりこなすのは難しいものです。
プログリットでは「最適化された学習カリキュラム」を用い「専任のコンサルタントが学習に伴走」することで、ビジネスシーンで使える英語力を短期間で培うことができます。
ぜひプログリットの英語学習コンサルティングプログラムを受講し、自信をもってビジネスシーンで英語を使えるようになりましょう。
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